EL EXPERTO 104 Las farmacias, en la actualidad, no tienen nada que ver con las farmacias de hace 20 o 30 años. Aparte de la especialización en los servicios profesionales como dermofarmacia, nutrición o servicio personalizado de dosificación (SPD), los farmacéuticos nos hemos dado cuenta que se puede ser un buen farmacéutico sin tener que renunciar a llevar una correcta gestión económica y de equipo de la farmacia, al igual que saber que tener una imagen de marca de la farmacia no nos resta como establecimiento sanitario, sino que, al contrario, nos suma: es un valor añadido para nuestros pacientes, que nos conocerán mejor y nos acercará más a ellos. La organización interna de la farmacia comunitaria es muy importante para su correcto desarrollo, y quiero compartir unas ideas que he desarrollado en mi farmacia y nos han ayudado a conseguir lo comentado anteriormente. Comunicación y sincronización La comunicación y la sincronización son imprescindibles, más aún cuando hay ampliación de horario y turnos rotatorios. Existen muchas herramientas de comunicación interna para equipos. En nuestro caso utilizamos, por su comodidad y sencillez, ‘to do’, una aplicación que se puede instalar en dispositivos móviles e informáticos. Funciones definidas Tener un planograma con las funciones de cada persona contribuirá a que cada integrante del equipo sea responsable de sus tareas y que el resto del equipo sepa cuál es su función. Lista de tareas Recomiendo hacer una lista de tareas diarias y asignarlo a cada persona, también buscando la facilidad y gusto de nuestro equipo. Manual de buenas prácticas Tener un manual de buenas prácticas de la oficina de farmacia nos ayudará a plasmar todo aquello que muchas veces damos por supuesto y que nuestro equipo debe conocer sobre el funcionamiento básico de la farmacia comunitaria. Dada la importancia que creo tiene un manual de buenas prácticas, a continuación expongo algunas ideas para que tengas en cuenta para realizar la guía de tu farmacia: 1. Leer el convenio de farmacia Es la base de los derechos y deberes tanto de la farmacia como de los trabajadores y en muchas ocasiones no se conoce, o en nuestra memoria se ha quedado obsoleto ya que este se renueva y no se puede funcionar con el “siempre se ha hecho así”. 2. Cumplimiento de normas y regulaciones Conocer y cumplir con todas las normas y regulaciones relacionadas con la venta, dispensación de medicamentos y productos, así como las políticas internas de la farmacia. 3. Vestimenta adecuada Es importante utilizar una vestimenta limpia y profesional, llevando el uniforme, para transmitir una imagen de higiene y confianza a los clientes. 4. Higiene personal Lavarse las manos regularmente con agua y jabón, especialmente antes y después de atender a cada cliente, para prevenir la propagación de gérmenes y enfermedades. 5. Conocimiento de productos Mantenerse actualizado sobre los productos y medicamentos disponibles en la farmacia, así como sus usos, dosis y efectos secundarios para poder brindar información precisa y segura a los clientes. 6. Atención al cliente Ser amable, cortés y respetuoso con todos los clientes, escuchando sus necesidades y brindando asesoramiento personalizado. Responder a sus preguntas de manera clara y comprensible. 7.Confidencialidad Respetar la privacidad y confidencialidad de los clientes, no divulgar información personal o médica sin su consentimiento. 8. Organización y limpieza Mantener el área de trabajo limpia y ordenada, asegurándose de que los productos estén correctamente etiquetados y almacenados de acuerdo con las normas de seguridad y salud. 9. Control del inventario Realizar un seguimiento regular del inventario de medicamentos y productos, asegurándose de que estén correctamente almacenados y controlando las fechas de caducidad para evitar la dispensación de productos caducados. 10. Reposición Poner siempre delante los productos más antiguos y con su fecha de caducidad más reciente para venderlos los primeros. 11. Comunicación efectiva Mantener una comunicación clara y efectiva con el equipo, informando sobre cualquier problema o situación que pueda afectar el funcionamiento de la farmacia. 12. Formación continua Participar en cursos de formación y actualización para mantenerse al día con los avances en el campo farmacéutico y mejorar constantemente las habilidades y conocimientos profesionales. 13. Solución de problemas Ser proactivo y resolver cualquier problema o queja de los clientes de manera rápida y eficiente, buscando soluciones y ofreciendo alternativas cuando sea necesario. 14. Actualización de registros Mantener registros precisos y actualizados de las ventas y dispensaciones de medicamentos, así como de cualquier incidente o problema relacionado con la atención al cliente, para facilitar la trazabilidad y el seguimiento. 15. Evaluación y mejora continua Evaluar regularmente el desempeño y la calidad de los servicios de la farmacia, identificando áreas de mejora y tomando medidas para implementar cambios positivos. 16. Comida Se come en la zona habilitada para ello, y se recoge la mesa al terminar. 17. Personas ajenas No puede entrar ninguna persona ajena al trabajo de la farmacia a la rebotica y demás estancias de la farmacia. 18. Redes particulares No se puede acceder a cuentas personales, e-mails, búsquedas en Google desde los ordenadores de la farmacia. 19. Teléfono móvil personal Tiene que estar guardado en la taquilla. 20. Protocolos Existen protocolos de trabajo que hay que conocer y utilizar. Sección coordinada por Juan Carlos Serra
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