La gestión de compras tiene un objetivo prioritario: mantener un surtido que permita satisfacer la demanda de productos de los clientes. Y un objetivo secundario, que no es otro que intentar hacerlo de la manera más rentable posible. Y eso conlleva el menor número de recursos (stock, personas, tiempo, espacio, obsoletos, etc.) 1. ¿Cuál debe ser el surtido ideal? Para cada necesidad o problema de salud definimos tres tipos de productos: los líderes, los de recomendación y los de long-tail. El líder de la necesidad con frecuencia no tiene buenas condiciones. Hay que decidir si merece la pena todo el esfuerzo de tiempo e inversión que supone una compra directa frente a las peores condiciones del mayorista que, sin embargo, requieren una menor 1 6 2 7 3 8 4 9 5 10 Reducir el número de faltas (aumentar el nivel de servicio) mediante la definición adecuada del surtido y el stock que se requiere Definir los proveedores que pueden satisfacer este surtido. Cuantos menos mejor, puesto que se ahorra tiempo en entrevistas con delegados y reglas de juego varias Seleccionar los artículos y las categorías en los que hacer compras a laboratorios frente a compras a distribuidores Seleccionar los artículos a promocionar sobre los que hacer compras de carga o especulativas. Que pueden tener un mayor descuento pero que implica un aumento del stock y el riesgo Poner la máquina a producir, definiendo bien los procesos y, muy importante, la frecuencia de compra de cada proveedor A TENER EN CUENTA: LA PRIORIDAD EN LAS COMPRAS inversión. El líder suele tener una cuota de mercado alta (25-45%) y, si la necesidad tiene una elevada facturación, puede ser interesante la compra directa, aunque sin cargarse: la justa para mantener una buena exposición y cubrir la demanda. Este tipo de productos son los típicos en los que esmuy conveniente aumentar la frecuencia de compra al máximo. Unagestiónmás compleja es lade los productos que nosotros recomendamos. Debemos centrarnos en aquellas necesidades o problemas de salud muy prevalentes y que tengan una alta facturación. Debemos revisar la bibliografía, en concreto las guías de práctica clínica, analizando los protocolos para poder escoger los activos adecuados en base a la evidencia. Esmuy probable que haya diferentes marcas con composiciones muy similares o iguales, que escogeremos por el margen absoluto que nos proporcionan, buscando condiciones con tarifa plana que no nos obligue a cargarnos y, por supuesto, intentando concentrar compras en aquellos proveedores con más volumen. Cuando se ha formado a fondo al equipo, se conocen claramente los protocolos y los productos que trabajamos, pudiendo conseguir cuotas de mercado que pueden alcanzar el 50%, llegando a superar la facturación de los productos líder. En este grupo nuestra fuerza de negociación es grande y podemos buscar margen y rotación. Son los más interesantes para realizar una compra directa. Por último, tenemos los productos de long-tail. Son productos con marca que los clientes demandan, aunque con cuota de mercado pequeña. Son responsables de una parte importante del stock de la farmacia, y tienen bajas ventas ya que nunca han acabado de despegar. Estos productos deben ir a mayorista, plataformas o, en última instancia, a pedidos directos, potenciando su rotación. Los acuerdos con los laboratorios no deben incluir cláusulas como dar de alta todas las novedades Evitar comprar con lotes de compra en artículos de baja rotación Potenciar los laboratorios que permitan goteo en mayorista o transfer Los genéricos deben comprarse por goteo a mayorista. Como segunda opción, transfer. Evitar en lo posible hacer pedido directo de cantidades altas para más de dos meses Los medicamentos con marcas muy reconocidas y que no tengan descuentos importantes, y que además obliguen a lotes grandes, son más rentables de uno en uno a mayorista o plataforma Evitar hacer más de dos pedidos a mayorista al día, salvo encargos Las campañas estacionales tienen un altísimo riesgo de ocasionar ‘muertos’ que se quedan muchos meses inmovilizados en la farmacia Utilizar tecnología, software de previsión de demanda, para mejorar los indicadores Los pedidos de las campañas estacionales deben reducirse a la compra para tener una exposición adecuada y evitar roturas de stock Las compras deben cerrarse en frío, sin la presencia del delegado, para evitar su influencia DECÁLOGO DE BUENAS PRÁCTICAS
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