Claves para cumplir con éxito la normativa del registro de horarios

Este 12 de mayo entra en vigor el RD ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral, por el que se hace obligatorio el registro de horarios de todos los empleados por parte de las empresas.

Este registro deberá realizarse mediante un sistema fiable, no manipulable y que refleje de forma inequívoca, las horas de trabajo efectivo que realiza el empleado, tanto las diarias como las horas mensuales. Dichos registros deberán conservarse durante 4 años, "tiempo durante el cual deberán permanecer a disposición del empleado, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social", tal y como explica Eva Mª Illera, responsable del departamento Laboral de Asefarma.

Además de la descripción de estos registros, la norma indica algunos aspectos más que a continuación explica Asefarma, y que son las claves de la normativa que afecta a todas las empresas, independientemente del sector al que se dediquen:

1. El registro debe ser diario.

2. La empresa deberá respetar las horas pactadas en el contrato de trabajo que se formaliza con el empleado. Teniendo en cuenta que el cómputo de horas anuales en el convenio actualmente vigente para una jornada anual ordinaria es de 1.783 horas al año. Así, el sumatorio de todos los meses no puede superar este número de horas anuales.

3. La obligatoriedad del registro se refiere a trabajo efectivo, por lo que cualquier ausencia, con independencia de que se encuentre regulada como permiso retribuido (incapacidad temporal, días de asuntos propios, vacaciones…) deberá quedar reflejada en ese registro.

Asefarma lleva algunos años advirtiendo de la necesidad de registrar el horario de los empleados (antes preceptivo sólo para trabajadores a tiempo parcial y desde el 12 de mayo extensivo para todos los empleados) y pone a disposición de sus clientes la posibilidad de realizar el registro a través de varias vías:

a) Vía manual: a través de una hoja de Excel, donde se hace constar la hora de entrada y la de salida y en la que se puede realizar mensualmente un sumatorio del cómputo de estas horas

b) Programas informáticos de gestión interna: muchos de estos programas contienen la funcionalidad del control de los horarios, existiendo la posibilidad de conectar el programa a un elemento externo de fichaje

c) Asefarma Timer: software que permite realizar el fichaje de los trabajadores de manera automática, conectados a un PC. Se trata de una herramienta útil no sólo para la gestión 2.0 de los recursos humanos de la farmacia, sino de cumplir con la normativa que entra en vigor el 12 de mayo.

Cada día son muchas las consultas que Asefarma recibe relacionadas con este aspecto. El principal consejo que da su departamento Laboral es "que de momento no tengan un sistema de fichaje implantando, que se sienten a hablar con los empleados a fin de explicarles la nueva normativa, y hacerles ver, que de ahora en adelante, el establecer un sistema de fichaje es obligatorio para la empresa y que la realización de ese fichaje es tarea del empleado, por lo que no caben a partir de ahora olvidos o descuidos en el registro, ya que se incurriría en un incumplimiento legal".

Asimismo, aconsejan "tranquilidad y rigurosidad, sabiendo que para aquellos casos en que, de forma puntual y excepcional, la farmacia necesite superar las horas marcadas en el contrato o estipuladas en el propio convenio, existen mecanismos legales a fin de cubrir estas contingencias, tales como las horas extras, la jornada irregular, por lo que en las próximas semanas, a nuestros clientes se les enviará un anexo general al clausulado de los contratos de trabajo, que sería conveniente firmaran la empresa y el empleado".